VERIA ASESORES SAS (antes ECIJA COLOMBIA SAS), BARRERA SILVA ABOGADOS S.A.S., NOMOTIKA SOLUCIONES LEGALES SAS, LEY EN MOVIMIENTO SAS, GARNICA DE LA ESPRIELLA SAS Y RZ ABOGADOS SAS (en adelante, LA FIRMA) son los responsables de los Datos Personales e información que le suministran sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, colaboradores y visitantes (en adelante, los Titulares).

En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las Bases de Datos de LA FIRMA, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política de Privacidad. La aceptación de propuestas, la celebración de contratos con LA FIRMA, el diligenciamiento de formatos, el acceso a los Servicios de la página web https://www.veria.com.co/ (en adelante la Página Web), el ingreso a las instalaciones de LA FIRMA y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presente políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

1. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entiende por:
   • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
   • Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.
   • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
   • Dato personal sensible: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.
   • Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere a autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
   • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene información de los Titulares.
   • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares, a los proveedores, contratistas, colaboradores, clientes, usuarios y visitantes de LA FIRMA.
   • Responsable del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se entiende como Responsable del Tratamiento a LA FIRMA.
   • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (LA FIRMA).
   • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. Los responsables del Tratamiento de Datos Personales y otra información de los Titulares son las sociedades que componen LA FIRMA, domicilio y dirección en la Carrera 7 No 73 – 55 oficina 1001, Bogotá, Colombia; teléfono: +57 (601) 7440481; correo electrónico: info@veria.com.co.
3. FINALIDAD Y TRATAMIENTO

3.1.      FINALIDADES

Las finalidades para las cuales LA FIRMA tratará los Datos Personales de los Titulares son:

• Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA FIRMA.
• Cumplir con los procesos internos de LA FIRMA en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.
• La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
• El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LA FIRMA.
• Realizar procesos al interior de LA FIRMA, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos de LA FIRMA.
• Promocionar a LA FIRMA ante otros clientes o futuros usuarios del servicio a partir de la experiencia adquirida con el cliente, respetando en todo momento el secreto profesional.
• Sugerir productos o servicios (incluyendo los de terceros) que LA FIRMA considera que pueden ser de interés del Titular.
• Contactarlo como potencial cliente para mantenerlo informado y ofrecerle nuestros servicios o mejorar los existentes.
• Evaluar el nivel de satisfacción de nuestros servicios y los de la Página Web, realizar estudios sobre preferencias y servicios de interés del Titular.
• Mantener comunicación con el Titular.
• Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, comentarios o sugerencias respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por LA FIRMA.
• Realiza el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de LA FIRMA.
• Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de LA FIRMA.
• Los datos podrán ser tratados, preferentemente de forma anonimizada o seudonimizada, con el propósito de entrenar, validar y optimizar algoritmos de aprendizaje automático, incluyendo la reducción de sesgos, el incremento de precisión y la mejora continua de su desempeño y seguridad.
• El tratamiento podrá destinarse a la investigación, diseño, implementación y prueba de capacidades innovadoras fundamentadas en IA, tales como sistemas de recomendación, asistentes virtuales, motores predictivos u otros servicios automatizados.
• Los datos podrán ser procesados mediante técnicas de IA con el fin de adecuar la experiencia del usuario, ofreciendo recomendaciones, respuestas y contenidos ajustados a sus preferencias y necesidades específicas.
• Los datos se emplearán para realizar estudios estadísticos, detectar patrones de uso y elaborar perfiles agregados, con la finalidad de perfeccionar el funcionamiento y rendimiento de los sistemas de IA, sin que ello implique decisiones individuales automatizadas sin intervención humana, salvo autorización expresa del titular.
• Se podrán utilizar datos en el entrenamiento y operación de modelos de IA destinados a la detección de accesos indebidos, comportamientos anómalos o actividades fraudulentas que pongan en riesgo la integridad de los sistemas, los servicios y los usuarios.
• El tratamiento comprenderá la anonimización, seudonimización y curación de datos, con el fin de garantizar que la información utilizada para fines de IA se maneje bajo los principios de minimización, proporcionalidad y confidencialidad.

3.2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LA FIRMA dará tratamiento a los Datos Personales de los Titulares para cumplir las finalidades descritas en esta Política. Dentro de dichos tratamientos, LA FIRMA podrá realizar los siguientes:

• La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
• Establecer comunicación entre LA FIRMA y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
• Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de LA FIRMA que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, noticia o Newsletter.
• De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por LA FIRMA.
• Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de LA FIRMA.
• Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la Pagina Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la Pagina Web brinden la mejor experiencia en línea.
• Evaluar el uso de la Pagina Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la Pagina Web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en la Página Web.
• Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por LA FIRMA.
• Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece LA FIRMA.
• Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
• Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a LA FIRMA, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que LA FIRMA encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
• Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de LA FIRMA o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
• Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta.
• Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento.
• Utilizar, de manera anonimizada o seudonimizada cuando sea posible, los Datos Personales para fines de investigación, desarrollo, entrenamiento, validación y mejora de modelos de inteligencia artificial, incluyendo la detección y reducción de sesgos, la optimización de algoritmos y la evaluación de su precisión, seguridad y desempeño.
• Desarrollar nuevas funcionalidades, productos o servicios basados en inteligencia artificial, así como personalizar la experiencia del Titular mediante recomendaciones, análisis predictivos u otras aplicaciones derivadas de modelos de IA.
• Realizar análisis estadísticos, estudios agregados y elaboración de perfiles no individualizados que contribuyan al perfeccionamiento de sistemas de IA, garantizando que dichos tratamientos respeten los principios de minimización, proporcionalidad y confidencialidad.
• Implementar medidas de prevención de fraude, seguridad informática y detección de actividades irregulares o anómalas a través del uso de tecnologías de IA entrenadas con datos personales, siempre en observancia de los límites legales y contractuales aplicables.
• Efectuar procesos de anonimización, seudonimización y curación de datos con el fin de preparar conjuntos de información destinados al entrenamiento y validación de modelos de inteligencia artificial, protegiendo en todo momento la privacidad de los Titulares.
• Las demás descritas en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades.

4. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. LA FIRMA podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son, entre otros:
5. Nombre y apellidos
6. Número de identificación
7. Fecha de nacimiento y edad
8. Dirección de correspondencia, barrio y teléfono de contacto
9. Correo electrónico
10. Firma
11. Necesidades e intereses
12. Empresa o compañía para la cual trabaja
13. Cargo que desempeña en la empresa o compañía para la cual trabaja
14. Información contable, financiera y crediticia.
15. Empresa promotora de salud
16. Cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a LA FIRMA mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por LA FIRMA, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de LA FIRMA, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. LA FIRMA solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.

5. COOKIES

LA FIRMA utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Pagina Web, entendiendo que el ingreso a la Pagina Web es una conducta inequívoca de autorización. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye:

1. Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL)
2. Información acerca del explorador que utiliza el Titular
3. Detalles de las páginas visitadas por el Titular
4. Dirección IP
5. Clicks
6. Hipervínculos
7. Consultas

La mayoría de los exploradores de Internet están configurados para aceptar cookies. El usuario puede cambiar esta configuración para bloquearlas o que se le alerte cuando estén siendo enviadas a su equipo.

6. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en la presente Política y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a LA FIRMA para recolectar sus Datos Personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.
7. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Políticas de Privacidad, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante un comunicado en la Página Web o mediante correo electrónico.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza de manera expresa a LA FIRMA para que almacene los Datos Personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los Titulares.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta LA FIRMA buscan proteger los datos de los Titulares con el fin de impedir su pérdida, adulteración, usos y accesos no autorizados. Para ello, LA FIRMA de forma diligente implementa las medidas humanas, técnicas y administrativas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES. LA FIRMA informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10.1. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área administrativa de LA FIRMA la cual podrá ser contactada en el siguiente correo info@veria.com.co y/o en el siguiente número de teléfono (601) 7440481.

10.2. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en las Bases de Datos, LA FIRMA responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LA FIRMA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LA FIRMA con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, LA FIRMA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que LA FIRMA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de LA FIRMA.

11. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Las Bases de Datos de LA FIRMA, así como los Datos Personales incorporados en ellas, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
13. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.